좋은 문서를 쓰는 일잘러 직장인의 특징 세 가지

문서는 글이 아니라 말! 
누구에게 무엇을 말할지 생각하면 문서 작성의 길이 보입니다

직장 생활을 하다 보면 동료들과의 대화 속에서 “누구는 일을 잘해”, “누구는 일을 못해서 답답해”라는 말을 쉽게 듣고, 쉽게 하게 됩니다. 일을 잘한다는 건 ‘무엇을’ 잘한다는 걸까요? 일 잘하는 직장인, ‘일잘러’에게는 다음의 세 가지 공통점이 있습니다.

 

1. 일잘러는 본인이 맡은 일이 어디에 쓰일지, 목적이 무엇인지 분명히 알고 있어요

어떤 회사에서도 아이에게 숫자 세는 법을 알려 주듯 상세하고 다정하게 보고서 작성 방법을 알려 주지 않습니다. 팀장님이 “마라님, 해외 배달 업계 최근 동향 좀 리서치해 주세요” 같은 한마디로 문서 미션을 툭 던지고는 질문할 틈도 주지 않고 회의실로 들어가 버리는 식이죠. 실무에서는 “간단히 정리해 주세요”와 같이 쉬워 보이는 말 한마디로 어려운 문서 미션들이 쿵쿵 떨어집니다. 어떻게 작성하라는 건지 설명도 없이요.

 

문서의 목적을 이해하면 필요한 구성 요소를 쉽게 선별할 수 있습니다.

상사의 지시 사항을 ‘알아서 잘’ 이해해서 결과물을 만들어 오려면 일의 목적과 쓰임새를 이해해야 합니다. 상사가 말해 주지 않았다면 되물어서라도, 혹은 눈치로라도 쓰임새를 생각한 뒤 시작해야 해요. 그래야 목적에 맞게 필요한 내용을 추가하거나 빼 미션을 ‘알아서 잘’ 수행해 낼 수 있습니다. 

 

2. 상대방과 내가 같은 이해를 할 수 있도록 직관적으로 말합니다

직장인이 가장 많이 쓰는 단어 중 하나가 ‘커뮤니케이션 오류’일 겁니다. 컴퓨터도 아닌데 자꾸 오류가 납니다. 같은 문장을 서로 다르게 이해했지만 같이 고개를 끄덕이죠. 그러고는 자리로 돌아갔다가 뒤늦게 잘못되었다는 것을 알아차리고 회의록을 뒤져 서로의 귀책을 찾아내려 애씁니다.

유치원생에게 알림장을 보여 주듯 회사 문서에도 꼭 필요한 메시지만 보이면 됩니다. 

회사에서 커뮤니케이션을 하면서 동료가 나와 같은 배경지식과 이해도를 가졌다고 생각했다간 업무는 다이내믹한 방향으로 흘러가게 됩니다. 사람들은 대부분 문서를 어렵게 생각하지만, 문서는 그 어떤 툴보다도 직관적인 커뮤니케이션을 할 수 있는 도구입니다. 메시지에 여러 장의 긴 설명을 붙일 수도 있고, 시각 자료를 넣어 각자 머릿속에 같은 그림을 그리게 할 수도 있고, 중요한 내용을 강조해서 더 빠르게 커뮤니케이션 할 수도 있죠. 내 문서 하나로 모두가 같은 이해를 하게 만든다면 ‘그 사람과 일할 때는 늘 척척 진행되네’라는 평가를 받을 수 있죠.

 

3. 같이 일하는 사람의 시간을 절약해 줍니다

모두가 알다시피 직장에서의 하루는 정말 바쁩니다. 봐야 할 메일도 많고 보내야 할 메일도 많고, 참석할 회의도 많은데다 작성할 문서도 많습니다. 이렇게 숨 가쁘게 돌아가는 와중에 나의 시간을 절약해 주는 사람을 우린 ‘일 잘하는 사람’이라고 생각하게 됩니다.

 

팀장님이 알고 싶어하는 건 무엇이었을까요?

상대방이 필요한 것이 무엇인가, 상대방이 궁금해할 만한 내용이 무엇인가를 계속 고민하고 가독성 있게 전달하면 상대방이 빠르게 일할 수 있게 됩니다. 메일을 보낼 때 내 할 말만 빠르게 전하고 싶다가도 ‘분명 여기까지만 말하면 상대방이 다시 질문할 수도 있겠는데…’ 라는 생각이 든다면 그 내용을 미리 채워서 보내는 것처럼 말이죠. 상대방의 시간을 절약해서 빠르게 원하는 것을 전달해 내면 그만큼 빠른 피드백으로 돌아오고 자신의 업무도 빠르게 끝낼 수 있게 되죠.

 

내 보고서가 엉망이라는 건
앞으로의 직장 생활도 어렵다는 이야기

말이나 메신저로 대화하기를 어려워하는 사람이 없는 것처럼, 보고서 작성도 말하기처럼 내가 전할 단 ‘한마디’의 핵심 메시지만 제대로 나타낸다면 생각보다 어렵지 않습니다. 이 책 《실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법》에서는 문서 미션을 받고 막막한 마음으로 모니터 앞에 앉아 있는 직장인들에게 쉽고 빠르게 문서를 구조화하는 방법을 알려줍니다.

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

이 책에서 김마라 저자는 “문서는 글이 아니라 말”이라는 점을 강조합니다. 회사의 모든 문서는 전문적인 글쓰기 기법을 요하는 창작 원고가 아니라, 말이나 메신저와 같은 커뮤니케이션 수단일 뿐이라고 합니다. 우리가 회사에서 말도 제대로 못하고 있다면, 앞으로의 회사 생활이 얼마나 힘들어질까요? 직장인이라면 다음 체크리스트를 보고 자신의 해당 사항을 체크해 보세요.

 

 

※ 회사 생활 진단 체크리스트

□ 보고서, 기획서, 제안서 등 문서 작성 미션을 받을 때마다 뭘 써야 할지 막막하다.
□ 문서 기획, 작성 방법에 관해 배울 수 있는 사수나 상사가 없다.
□ 포털 검색 창에 ‘PPT 템플릿’, ‘보고서 작성법’, ‘제안서 양식’, ‘기획서 잘 쓰는 법’을 검색해 봤다.
□ “리서치해서 보고해 주세요.”, “1페이지로 간략히 정리해 주세요.”와 같은 러프한 미션을 받는다.
□ 고민해서 만들었는데 “음… 더 고민해 보세요.”라며 이유 모를 반려를 당한 적이 있다.
□ 열심히 정리해서 보냈는데 내 문서를 다들 안 읽었는지 내용을 모른다.

 

이 가운데 하나라도 경험하고 있다면 앞으로의 직장 생활도 괴로울 수 있습니다. 기획·마케팅·영업·운영·전략 어떤 일을 하든 직장에서 문서는 필수 커뮤니케이션 도구이니까요!

 

■ 샘플 PDF(차례, 머리말, 이 책의 구성, 본문 일부)

sample_일잘러의보고서작성법.pdf

1.57MB

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